Üdvözlünk mindenkit a Rackhost Pénteken!
Ezen a héten arra próbálunk meg választ adni, hogy ne gyűjtsünk be pénzbírságot egy egyszerű e-mail üzenettel, és magáról az elektronikus levelezés etikettjéről lesz szó. Az igazság az, hogy egy egyszerűen elküldött kör e-maillel is lehet olyan hibákat véteni, melynek következtében akár igen nagy büntetésekre is szert tehetünk. Így nem árt odafigyelni az e-mailezésünkre is. Ezért úgy gondoltuk, nem árt ejteni néhány szót ebben a témában.
Akkor kezdjünk is bele…
Az e-mailek cégen belül gyorsan elküldhetőek és általában gyorsan válasz is érkezik rájuk. Itt nem árt tisztázni, hogy bár ez egy elektronikus üzenetküldési forma, mégis sok szempontból úgy viselkedik, mint a verbális kommunikációs forma. Azonban míg a szóbeli kommunikáció során szemtől szemben állunk egymással és halljuk a hanglejtést, látjuk a partnerünk testbeszédét (mimikáját, testtartását), addig az e-mail üzenetekből ezek hiányoznak. Nem árt, ha ezt észben tartjuk az üzenet megfogalmazásakor. Precízen fogalmazzunk és válogassuk meg szavainkat. Legyünk körültekintőek a tartalmat illetőleg, és ne felejtsünk ki semmit. Ami a legfontosabb és mindig tartsuk szem előtt az a tisztelet. Természetesen itt az üzenet tárgyáról, a megszólításról, a tartalomról, a stílusról, az elköszönésről és a helyesírásról beszélünk.
Néhány példa:
Rossz tárgy: „Fontos, olvasd el” vagy „Fontos üzenet kérlek, olvasd el”
Jó tárgy: „Konferencia hétfő reggel 8:00-kor”
Rossz megszólítás: „Helló”
Jó megszólítás: „Jó reggelt Zoltán!”
Rossz elköszönés: „Szia”, „Helló”, „Üdv.”
Jó elköszönés: „Üdvözlettel” vagy „Tisztelettel”
Minden irodában megvannak az e-mailezésnek a szabályai. Minden ember más. Van aki minden e-mailre azonnal akar válaszolni, és van aki egy e-mailre sem akar válaszolni. Itt sem árt egy-két dolgot tisztázni, hogy ne tüntesd fel magad rossz fényben.
Mindenek előtt, ne válaszolj azonnal minden e-mailre. Fontos, hogy olvasd el, gondold át a tartalmát, találd ki a választ, majd pedig olvasd át a már megírt üzenetet, nehogy meggondolatlanságból valami olyat írj amit nem kellett volna. Körülbelül egy perced veszi igénybe átolvasni küldés előtt az e-mailt, mégis sok kellemetlenségtől tudod megkímélni magad vele, így ne sajnáld erre az időt!
A második, hogy ne panaszkodj e-mailben!!! Nem kell mindenkinek tudnia mennyire rosszul érzed magad, mennyire fáradt vagy esetleg mennyire nincs kedved dolgozni. Ez egyáltalán nem professzionális és rossz fényben tünteted fel magad, így mellőzd!
A következő és egyben a legfontosabb dolog. Mióta bejöttek az okostelefonok, melyeken van internet és e-mail, azóta sokan olyan helyen és időben is elkezdenek e-mailt írni a telefonjukon, ahol egyáltalán nem lenne szabad. Természetesen itt egy konferenciáról vagy pedig egy meeting-ről beszélünk. Tegyük fel, hogy éppen belekezd a főnököd a beszédébe és te pont akkor kezdesz el e-mailt írni a telefonodon. Szerinted mit fognak gondolni a kollégáid és a főköd rólad ebben a helyzetben. Azt, hogy nem tiszteled a főnöködet, nem érdekel a mondanivalója, mert a tied fontosabb ennél. Ezzel rendkívül rossz fényben tüntethetjük fel magunkat.
Ezért figyeljünk oda erre és ne tegyük!!!
Következő dolog, hogy hivatalos üzenetekben ne használj hangulatjeleket!
Az utolsó dolog pedig, hogy ne küldjünk vicces videókat se a főnöködnek, sem pedig körlevél formájában mindenki másnak. Nem biztos, hogy ők is viccesnek tartják és nem fogják értékelni, hogy te ilyen tartalmakkal zavarod őket.
Ezzel elérkeztünk a lényegi részhez!
Hogyan küldjük el az üzenetet a címzett vagy címzetteknek.
Mi az, amit mindenképpen tartalmazni kell egy elküldendő e-mailnek. A válasz egyszerű: címzettet, tárgyat, tartalmat.
Azonban a címzett megjelölésével lehet a legnagyobb hibákat véteni!
Ugyanis amikor több címzettek is szeretnél elküldeni egy üzenetet, akkor korántsem mindegy, hogy további címzettként (TO), másolatban (CC) küldöd el nekik az üzenetet, vagy pedig titkos másolatban (BCC).
Ugyanis fontos tisztázni, hogy ma már az e-mail is személyes adatnak minősül !!!
A 2011. évi CXII. Törvény 2. fejezet / 5. Az adatkezelés jogalapja / 5.§ / (1) részének A,B pontja kimondja, hogy személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul, vagy azt törvény vagy – törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli.
Ennek értelmében, ha több címzettnek küldünk üzenetet és bármelyik ismerősünk, ügyfelünk vagy üzleti partnerünk e-mail címét berakjuk további címzettként (TO) vagy másolatban (CC), és úgy küldjük el az e-mailt az összes címzettnek, akkor ők nemcsak a saját e-mail címüket fogják látni hanem, mindenki másét is. Márpedig ha erre az adott e-mail cím vagy címek tulajdonosa nem adott nekünk felhatalmazást, hogy ily módon mások számára nyilvánosságra hozzuk az ő e-mail címét, akkor bizony törvényt sértettünk és akár pénzbírságra is számíthatunk, amennyiben hivatalos útra terelik.
Figyeljünk oda, hogy minden olyan esetben amikor több címzettnek is szeretnénk elküldeni egy levelet, reklámot vagy bármi mást, akkor ha nincs felhatalmazásunk az adott személy vagy személyektől, mindenképpen titkos másolatban (BCC) rakjuk be az Ő e-mail címüket. Legyünk körültekintőek és figyeljünk erre oda!
Köszönjük, hogy megtiszteltél a figyelmeddel, reméljük hasznosnak találtad!