A modern munkahelyen rengeteg akadályba ütközhetünk, nagyon sok mindenre kell oda figyelni a munkavégzés során. Az egyik legfontosabb feladat a jó kapcsolat fenntartására a munkatársakkal. A Robert Half pénzügyi vállalat kutatása szerint, a megkérdezett HR menedzserek háromnegyede úgy véli, az informális informatikai illemszabályok megsértése, legalább annyira káros a munkahelyi kapcsolatokra, mint az udvariatlanság. A jobb munkahelyi légkör érdekében az alábbiakban megosztunk néhány tippet a digitális világ illemszabályaival kapcsolatban.
1. Soha ne húzza ki az éppen töltés alatt lévő készüléket
Frusztráló lehet, ha éppen nem talál sehol üres csatlakozót, hogy feltöltse lemerülő eszközét, de ne húzza ki az éppen töltő eszközt addig, amíg nem bizonyosodptt meg róla, hogy nem lesz belőle probléma. Mindig kérdezze meg a tulajdonost, hogy szüksége van-e még a töltésre. Ha nem találja meg, akkor inkább keressen egy másik csatlakozót. Lehetséges, hogy a tulajdonos éppen egy fontos találkozóra, tárgyalásra készül, vagy éppen egy hívást vár és ezért van szüksége a teljesen feltöltött eszközre.
2. Ne viseljen fülhallgatót az asztalától távol
Ha a munkahelyi előírások engedélyezik a fülhallgató használatát, akkor a munkavégzés melletti zenehallgatás segítheti a koncentrációt és a zavaró külső zajok kizárását. Azonban, ha ott hagyja az asztalát, mindig vegye le a fülhallgatót. Közösségi helyiségekben udvariatlanság a viselése. A munkatársak azt gondolhatják, hogy nem akar velük egyáltalán kommunikálni.
3. Ne használja más számítógépét
Mivel az összes eszköz a vállalat tulajdona, azt gondolhatja, hogy mindenkinek azonos joga van azok használatához, ám ez nem feltétlenül igaz a számítógépekre, notebookokra, tabletekre. Soha ne használja más számítógépét, akkor se, ha csak egy gyors ellenőrzésre szeretné. A legtöbb ember meglehetősen magáénak érzi az irodai gépét, és az engedély nélküli használatát a magánszféra megsértésének veszi.
4. Ne felejtse el feltölteni a készleteket
Segítse a többieket, ha az irodai eszközökről van szó. Ha elhasználta az utolsó fénymásoló papírt, töltse azt újra. Teljesen feltöltve adja vissza a kölcsönkért eszközöket. Főzzön le új kávét, ha ön itta meg az utolsó adagot. Szóljon az illetékesnek, ha nem működik valamelyik eszköz. Ne hagyja figyelmen kívül ezeket a dolgokat, akkor se, ha éppen nagyon elfoglalt. Gondoljon bele, önnek mennyire esne kényelmetlenül, ha éppen siet valahová és nem tudja kinyomtatni az utolsó oldalát a dokumentumnak, amit magával kell vinnie.
5. Mindig halkítsa le a telefonját
Az irodába lépéskor mindig halkítsa le a telefonját, akkor is, ha a személyes hívások engedélyezettek a munkahelyen belül. Ha éppen nem az asztalánál tartózkodik és hívást kap, a munkatársai kénytelenek addig hallgatni a csengőhangot, amíg vissza nem tér. Valószínűleg ön is hallott már idegesítő csengőhangot, lehet, hogy valamelyik kollegája is annak tartja az önét.
6. Korlátozza az eszközök használatát a megbeszéléseken
Általános, hogy a notebookokat, tableteket magunkkal visszük a megbeszélésekre, de igyekezzen minél kevesebbszer használni azokat. Csábító lehet ilyenkor böngészni vagy a beérkezett üzeneteket olvasni, ám udvariatlanság nem a beszélgetésre koncentrálni.
7. Ne zárja ki a verbális kommunikációt
Az interneten küldött azonnali üzenetek nagyon hasznosak lehetnek, de károsak is, ha nem megfelelően használjuk őket. Csak akkor használja ezt a módszert, ha nagyon rövid, gyors üzenetváltásról van szó. Ha hosszabb dolgot akar megbeszélni munkatársával, álljon fel az asztaltól és beszélje meg vele személyesen, vagy ha nincs az irodában, akkor telefonon.
8. Ne fogdossa össze a kijelzőket
A kijelzőkön található ujjlenyomatok nagyon apró dolgoknak tűnhetnek, de nagyon sok ember számára rendkívül bosszantóak. Természetesen nem az érintőképernyőkről van szó, hanem a hagyományos monitorokról, notebook kijelzőkről. A maszatos, ujjlenyomatos képernyő néhány embert nagyon idegesíthet. Ha valamire rá akar mutatni, akkor reflexszerűen kinyújtja az ujjait, de próbálja ne összemaszatolni a kijelzőket, különösen akkor ne, ha koszosak az ujjai.